Funkcje

Wszystko, co potrafi Toutadmin

Pełna lista, dziedzina po dziedzinie. Każdy wiersz to wdrożony i przetestowany kod, a nie zamiar.

Fundament i organizacja Przestrzeń pracownika Kadry i HR Rekrutacja i talenty BHP i rada pracowników Finanse i administracja Księgowość, płace i VAT Zakupy, magazyn i windykacja Projekty, czas i rentowność Wsparcie i wiedza Operacje i administracja Zarząd i ład korporacyjny Informatyka i rozwój Zgodność, sprawy spółki i dane osobowe

121 · Funkcje oznaczone «moduł» włącza się z konsoli, gdy są potrzebne.

Fundament i organizacja

To, co trzyma resztę: konta, przypisania i słownictwo wspólne wszystkim przestrzeniom.

Konta i łączone role: administrator, HR, finanse, informatyka, osoba zaufania ds. zgłoszeń
Przełożony wynikający z rzeczywistej struktury, nigdy nadawany ręcznie
Działy i zespoły, kilku przełożonych na obszar, przypisania odczytywane przy każdym żądaniu
Graficzny schemat organizacyjny wraz z kadrą i osoby nigdzie nieprzypisane
Książka adresowa z wyszukiwaniem i filtrami, widoczność sterowana wyłącznie przez administrację
Poczta wewnętrzna i służbowa skrzynka pobierana tylko do odczytu do przestrzeni osoby
Wyszukiwanie globalne rozdzielone u źródła: czego nie wolno Ci zobaczyć, tego się nie szuka
Centrum powiadomień dla każdej osoby, z potwierdzeniem odczytu
Import masowy CSV: kontrolowany podgląd, zapis wszystko albo nic
Kreator instalacji, ustawienia instancji, siedem modułów do włączenia
16 języków, 3 palety, motyw jasny/ciemny/systemowy, interfejs responsywny

Konsola administracyjna

Przestrzeń pracownika

Strona, którą każdy otwiera rano: to, co jego dotyczy, i nic więcej.

Pulpit osobisty: przełożony, aktualności, wnioski, dokumenty do potwierdzenia
Urlopy, wolne, nieobecności i praca zdalna: dni robocze liczone, weekendy pomijane
Aktualne saldo urlopu, historia uzasadnionych korekt
Paski wypłaty dostępne i przechowywane pięćdziesiąt lat w sejfie
Kalendarz osobisty i wspólny kalendarz zespołu
Grafik tygodnia, dyżury, pogotowie
Przydzielone narzędzia z własnym loginem — żadne obce hasło nie jest przechowywane
Profil: zdjęcie, opis, telefon, język, hasło, zamknięcie wszystkich sesji
Rejestracja czasu stoperem dla freelancerów, tylko jedna otwarta naraz
Oświadczenie o interesach i prezentach, widoczne wyłącznie dla siebie

Przestrzeń pracownika

Kadry i HR

Teczka pracownika, od przyjścia do odejścia, wraz z terminami, które za sobą niesie.

Zatwierdzanie wniosków z odjęciem salda, odmowa z uzasadnieniem, anulowanie zwracające dni
Paski wypłaty: tworzenie, śledzenie wypłaty, generowanie zbiorcze
Dokumenty firmowe z imiennym potwierdzeniem odbioru
Szkolenia: katalog, terminy, zapisy, koszt i czas trwania
Rozmowy roczne: kampania, scenariusz, protokół
Przyjęcie i odejście: prowadzone listy kontrolne, właściciel i termin dla każdego zadania
Kompetencje i uprawnienia z datą odnowienia i wcześniejszym ostrzeżeniem
Rozmowy indywidualne: wspólne podsumowanie, notatki przełożonego trzymane osobno
Sejf cyfrowy dostępny także po odejściu, dokumenty zapieczętowane odciskiem
Prosty podpis elektroniczny: uporządkowany obieg, odcisk, pieczęć, zaświadczenie
Umowy terminowe: konto zamyka się samo w wyznaczonym dniu

Kadry i HR

Rekrutacja i talenty

Od zgłoszeń do pierwszego dnia, bez arkusza po drodze.

Ogłoszenia i zgłoszenia śledzone etapami
Przyjmowanie CV: PDF, DOCX lub tekst, zapisywane poza repozytorium
Wyciąganie treści i przeszukiwalna baza CV
Ważone kryteria, punktacja, próg, ranking zgłoszeń
Przyjęty kandydat przechodzi prosto do ścieżki wdrożenia
Ankiety wewnętrzne i barometr nastrojów, anonimowe z założenia
Poniżej pięciu odpowiedzi żaden wynik nie jest pokazywany

Wnioski wewnętrzne

BHP i rada pracowników

Obowiązki, które trzeba prowadzić na piśmie i które same się przypominają.

Ocena ryzyka: stanowiska, zagrożenia, punktacja, środki, datowany przegląd
Rejestr wypadków przy pracy i zdarzeń potencjalnie wypadkowych, dni absencji
Środki ochrony: wydanie imienne, okres ważności, wymiana
Badania lekarskie: wstępne, okresowe, kontrolne, na wniosek
Rada: wybory, lista wyborców, głosowanie anonimowe, mandaty i ich wygaśnięcie
Posiedzenia organu, świadczenia i korzyści dla pracowników
Przestrzeń zarządzania zamyka się sama z końcem kadencji

Bezpieczeństwo i higiena pracy

Finanse i administracja

Kontrahenci, umowy, pieniądze, które wpływają, i te, które wypływają.

Klienci i dostawcy, pełna karta: kontakty, umowy, faktury
Umowy, a zwłaszcza wypowiedzenia: ostateczna data jest liczona i zgłaszana
Faktury w obie strony, kwota brutto liczona, opóźnienie z terminu płatności
Budżety według działu i roku obrotowego, zużycie agregowane automatycznie
Rozliczenia wydatków: złożenie, zatwierdzenie, zwrot — nigdy jedno bez drugiego
Dokumenty zgodności kontrahentów, datowane i zgłaszane czterdzieści pięć dni wcześniej
Punktowane oceny dostawców: liczy się ostatni przegląd, nie średnia
Wiele walut z kursem zamrożonym przy wystawieniu każdego dokumentu
Fakturowanie cykliczne: abonament to forma, faktura to dokument
Automatyczne odczytywanie faktur przychodzących i pobieranie IMAP skrzynki księgowej

Administracja i finanse

Księgowość, płace i VAT

Moduły domyślnie wyłączone, które włącza się wtedy, gdy są potrzebne.

Księgowość podwójna: plan kont, dzienniki, zestawienie obrotów, księga główna
Niezbilansowany zapis jest odrzucany, a komunikat mówi o ile
Faktura staje się zapisem jednym kliknięciem; eksport CSV dla biura rachunkowego
Silnik płacowy: konfigurowalne stawki, brutto na netto, część pracodawcy, koszt pracodawcy
Szczegółowy pasek wypłaty wiersz po wierszu, generowanie zbiorcze, symulator
Deklaracje VAT: należny, naliczony, podział wg stawek, kwota do przeniesienia
Złożona deklaracja nie jest przeliczana: to dokument, a nie pulpit
E-faktury: kontrola EN 16931, XML CII i Factur-X (PDF/A-3)
Finanse: rachunki, operacje, uzgodnienia, prognoza na dwanaście tygodni
Środki trwałe: amortyzacja liniowa i degresywna, wartość netto

Księgowość podwójna

Zakupy, magazyn i windykacja

Co zamówiono, co przyszło, co zafakturowano — i co nam się należy.

Wnioski zakupowe zatwierdzane przez przełożonego, a powyżej progu przez finanse
Zamówienia, przyjęcia i uzgodnienie trójstronne: zamówione, przyjęte, zafakturowane
Przyjęcie większej ilości niż zamówiona jest odrzucane; różnica w fakturze jest nazwana, nie blokowana
Artykuły, ruchy, próg alarmowy: stan to suma ruchów
Pozycja powiązana z artykułem trafia do magazynu w chwili przyjęcia
Struktura wiekowa należności według przedziałów opóźnienia
Stopniowane wezwania: przypomnienie, ponaglenie, wezwanie do zapłaty, zależnie od tego, co już wysłano
Każde wezwanie zapisane wraz z poziomem i datą

Magazyn i zakupy

Projekty, czas i rentowność

Wiedzieć, na jakim etapie jest projekt i ile naprawdę kosztował.

Projekty powiązane z klientem, działem, zespołem i osobą odpowiedzialną
Datowane kamienie milowe i zadania w kolumnach według statusu, z priorytetem i szacunkiem
Czas przypisany do projektu i zadania, najwyżej 24 h na wpis
Rentowność: godziny, koszt wg stawki godzinowej, pozostała marża, zużyta część budżetu
Trzy kręgi uprawnień: administracja, osoba odpowiedzialna, członkowie
Czas na osobę i kondycja projektów na pulpicie zarządu

Projekty, kamienie milowe i rentowność

Wsparcie i wiedza

Zgłoszenia wewnętrzne i klientów w jednym obiegu, i odpowiedzi, które zostają.

Zgłoszenia wewnętrzne i klientów, priorytet, źródło, przypisanie
Termin pierwszej odpowiedzi wynikający z priorytetu, przeliczany od otwarcia
Notatki wewnętrzne niewidoczne dla zgłaszającego i nieliczone jako odpowiedź
Rozdział według kategorii: zgłoszenie kadrowe nie opuszcza działu kadr
Baza wiedzy według kategorii, wyszukiwanie pełnotekstowe, regulowany zasięg
Wskaźniki: zgłoszenia otwarte, opóźnione, średni czas

Wsparcie i zgłoszenia

Operacje i administracja

Grafik, jakość, sale, pojazdy, recepcja.

Grafik na osobę i dzień: zmiany, dyżury, pogotowie, praca zdalna
Nakładanie się albo już przyznana nieobecność: wpis jest odrzucany przy tworzeniu
Powtarzalne rotacje, zmiany nocne, publikacja tygodnia
Kto jest teraz pod telefonem, wraz z numerem
Jakość: niezgodności, przyczyny źródłowe, działania korygujące i sprawdzenie skuteczności
Audyty wewnętrzne: ustalenia, podsumowanie, ustalenie podniesione do niezgodności
Sprzęt przydzielony i zwrócony, z historią posiadaczy
Sale i rezerwacje, nakładanie odrzucane ze wskazaniem, kto zajmuje
Flota: serwis, przegląd, ubezpieczenie, szkody, przebieg
Recepcja: rejestr gości, lista obecnych w budynku, poczta przychodząca i wychodząca

Grafik, rotacje i dyżury

Zarząd i ład korporacyjny

Na co patrzy zarząd i co postanawia.

Pulpit: zatrudnienie, nieobecni, zafakturowano, marża, koszty płac, gotówka, obciążenie wsparcia
Cele i kluczowe wyniki, każdy we własnej skali, także malejącej
Posiedzenia: zwołanie, porządek obrad, odnotowana obecność, protokół
Rejestr decyzji wraz z uzasadnieniem — tym, czego szuka się dwa lata później
Powierzone działania z właścicielem i terminem, powiązane ze swoją decyzją
Rejestr ryzyk: ocena brutto i rezydualna, macierz 5 × 5, postępowanie, przegląd
Wydarzenia firmowe: pojemność, automatyczna lista rezerwowa, lista obecności, budżet
Terminy ze wszystkich przestrzeni w jednej posortowanej liście

Zarząd i ład korporacyjny

Informatyka i rozwój

Park oprogramowania, dostępy, incydenty i to, co wdraża zespół.

Park oprogramowania: stanowiska traktowane jak ograniczenie, koszt roczny, odnowienia
Przegląd dostępów: najpierw konta zamknięte, potem uprawnienia administracyjne
Incydenty informatyczne z godzinami i rzeczywiście mierzonym średnim czasem przywrócenia
Katalog usług: krytyczność, właściciel, repozytorium, dokumentacja
Rejestr wdrożeń według środowiska i wskaźniki wdrożeń
Kopie zapasowe: archiwum co godzinę, sprawdzona spójność, odtworzenie, wynoszenie
REST API do odczytu z zakresami, podpisane webhooki wychodzące
Pełny eksport instancji do JSON, razem z dokumentami, bez sekretów

Park oprogramowania i dostępy

Zgodność, sprawy spółki i dane osobowe

To, co firma musi umieć udowodnić, prowadzone na bieżąco.

Księga udziałów: stan wyliczany z ruchów, zbycie zapisane w dwóch nogach
Mandaty w organach z okresem, odwołaniem i wcześniej zgłaszanym końcem
Zgromadzenia wspólników: kworum w udziałach, uchwały, głosy, protokół
Pełnomocnictwa: zakres, limit kwotowy, okres, zgłaszany koniec
Konflikty interesów i prezenty: każdy zgłasza za siebie, administracja bada
Szyfrowany wewnętrzny kanał zgłoszeń, wyznaczone osoby zaufania, anonimowe śledzenie kodem
Dziennik audytu z czasem, eksportowalny i zapieczętowany łańcuchem odcisków
RODO: rejestr czynności, eksportowane prawo dostępu, uzasadnione usuwanie
Konfigurowalne obiegi akceptacji: formularze, progi, akceptujący według funkcji